Probabilmente la scrittura di una e-mail è una delle abilità più utili nel campo lavorativo da avere quando impariamo a utilizzare una lingua straniera.
La corretta redazione di una mail può infatti permetterti di entrare in comunicazione con altri professionisti da ogni parte del mondo, procacciare clienti esteri, o farti assumere in un'azienda straniera.
Attenzione però!
Inviare una mail in inglese può rivelarsi un'arma a doppio taglio. Un'e-mail è spesso il nostro biglietto da visita, e rappresenta, nella maggior parte dei casi, il primo contatto con un potenziale interlocutore. Un tono troppo informale, uno stile lascivo, una struttura confusionaria, la presenza di eccessivi errori grammatica... può farci perdere un'opportunità e far cascare l'affare! Per questo motivo è fondamentare non buttarsi a capofitto nella redazione di una mail. Bilbò academy, la scuola di inglese in centro a Bologna, è qui per te! Segui la nostra guida su come scrivere una mail in inglese.
Indice
Apertura e chiusura della mail
La divisione in paragrafi
Altri consigli pratici
Esempi pratici di email
Qualche frase sempre utile
1. Guida Pratica per Scrivere una mail in Inglese: Apertura e Chiusura
Scrivere un'email in inglese, sia in un contesto formale che informale, richiede attenzione alle formule di apertura e chiusura, oltre che all'uso di un linguaggio appropriato. Ecco alcuni consigli pratici per aiutarti a scrivere email chiare, efficaci e professionali.
1. Apertura dell' Email
L'apertura dell'email è fondamentale per dare il tono giusto alla conversazione. La scelta del saluto dipende dal livello di formalità richiesto.
Aperture Formali
Iniziare con il Nome del Destinatario:
"Dear Mr./Ms. [Cognome],"
"Dear Dr. [Cognome],"
Se non conosci il Nome del Destinatario:
"Dear Sir/Madam,"
"To whom it may concern,"
Opzioni più Neutrali:
"Dear [Nome e Cognome],"
"Dear Team," (se ti rivolgi a un gruppo)
Aperture Informali
Se conosci bene il destinatario o sei in un contesto più rilassato, puoi usare saluti più informali:
"Hi [Nome],"
"Hello [Nome],"
"Hey [Nome]," (molto informale, solo con persone di pari livello con cui hai confidenza)
2. Chiusura dell' email
La chiusura dell'email è altrettanto importante per lasciare una buona impressione e dare una sensazione di completamento alla comunicazione.
Chiusure Formali
Frasi di Chiusura:
"I look forward to hearing from you."
"Thank you for your time and assistance."
"Please let me know if you need any further information."
Formule di Saluto:
"Sincerely,"
"Kind regards,"
"Yours sincerely," (quando conosci il nome del destinatario)
"Yours faithfully," (quando non conosci il nome del destinatario)
Chiusure Informali
In un contesto informale, le chiusure possono essere più semplici e amichevoli:
Frasi di Chiusura:
"Talk to you soon!"
"Let me know if you need anything else."
"Thanks again!"
Formule di Saluto:
"Best,"
"Cheers,"
"Take care,"
"Thanks,"
2. La divisione in paragrafi
Dividere l'email in paragrafi chiari è essenziale per rendere il messaggio leggibile e comprensibile. Ecco come organizzare i contenuti:
Paragrafo di Apertura: Introduci lo scopo dell'email in modo diretto e cortese.
Esempi:
"I am writing to inquire about..."
"I hope this message finds you well. I would like to discuss..."
Paragrafi Centrali: Fornisci i dettagli principali. Mantieni i paragrafi brevi e concentrati su un solo argomento per paragrafo.
Esempi:
"Could you please provide more information on..."
"I would like to suggest the following options..."
Usa elenchi puntati per maggiore chiarezza:
"The key points are:
Project timeline
Budget considerations
Resource allocation"
Paragrafo di Chiusura: Concludi riassumendo l'azione successiva o la richiesta principale.
Esempi:
"I look forward to your response."
"Thank you for your time and consideration. Please let me know if you need further information."
Altri Suggerimenti:
Mantieni la Brevità: Ogni paragrafo dovrebbe essere breve e focalizzato.
Usa Spaziature: Separa i paragrafi con una riga vuota per migliorare la leggibilità.
Evita Sovraccarichi di Informazioni: Non inserire troppe informazioni in un singolo paragrafo; suddividile per mantenere l'attenzione del lettore.
3. Altri Consigli Pratici
Per rendere le tue email ancora più efficaci, tieni a mente questi suggerimenti:
Evita un Tono Troppo Diretto
Usare frasi dirette come "I want" può sembrare troppo esigente. Prova invece a utilizzare formule più educate:
Da evitare: "I want more information about..."
Da usare: "I would like more information about..."
Alternativa: "Could you please provide me with more information about...?"
Ricordati di essere gentile
Quando chiedi qualcosa, essere cortese è fondamentale:
"Could you please..."
"Would it be possible to..."
"I would appreciate it if you could..."
Esprimi Gratitudine
Ringraziare il destinatario alla fine dell'email è sempre una buona idea:
"Thank you for your time and consideration."
"I appreciate your assistance with this matter."
"Thank you in advance for your help."
Errori Comuni da Evitare
Evitare Abbreviazioni Informali: In un contesto formale, evita abbreviazioni come "I'll" o "you'll." Usa la forma completa: "I will" o "you will."
Errori di Grammatica e Ortografia: Rileggi sempre l'email per correggere errori grammaticali o di ortografia. Utilizza strumenti di correzione automatica per assicurarti che la tua email sia impeccabile.
4. Esempi Pratici di Email
Ora mettiamo in pratica tutti i consigli che abbiamo visto nell'articolo con degli esempi di email, sia in un contesto formale che informale.
Email Formale - Richiesta di Informazioni
Oggetto/Subject: Request for Product Information
Dear Ms. Johnson,
I hope this message finds you well. I am writing to inquire about the new software solutions your company offers. We are currently evaluating options to improve our data management system and would appreciate more information about your products.
Could you please provide details about the features, pricing, and availability of your software? Additionally, we would like to know if there is a possibility for a demonstration or trial period.
Thank you for your time and assistance. I look forward to hearing from you soon.
Kind regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]
Email Informale - Aggiornamento su un Progetto
Oggetto/subject: Quick Update on the Project
Hi Sarah,
I just wanted to give you a quick update on the project. We've completed the first phase and are moving on to the testing stage. Everything is on track, and we should be ready for the next meeting on Monday.
Let me know if you have any questions or need more details. Talk to you soon!
Best,
[Your Name]
5. Qualche frase sempre utile
Ecco alcune frasi utili con esempi di utilizzo e le relative traduzioni in italiano:
"As per my last email"
Traduzione: "Come da mia ultima email"
Esempio: "As per my last email, we still need your feedback on the project proposal."
Italiano: "Come da mia ultima email, abbiamo ancora bisogno del suo feedback sulla proposta di progetto."
"Please find attached"
Traduzione: "In allegato troverà"
Esempio: "Please find attached the revised report for your review."
Italiano: "In allegato troverà il rapporto revisionato per la sua revisione."
"I would like to follow up on"
Traduzione: "Vorrei fare un seguito a"
Esempio: "I would like to follow up on our meeting last week to discuss the next steps."
Italiano: "Vorrei fare un seguito al nostro incontro della scorsa settimana per discutere i prossimi passi."
"Thank you for your prompt response"
Traduzione: "Grazie per la sua pronta risposta"
Esempio: "Thank you for your prompt response regarding the budget update."
Italiano: "Grazie per la sua pronta risposta riguardo l'aggiornamento del budget."
"Could you please confirm"
Traduzione: "Potrebbe per favore confermare"
Esempio: "Could you please confirm the date and time of our meeting?"
Italiano: "Potrebbe per favore confermare la data e l'ora del nostro incontro?"
"If you have any questions, please do not hesitate to contact me"
Traduzione: "Se ha domande, non esiti a contattarmi"
Esempio: "If you have any questions about the report, please do not hesitate to contact me."
Italiano: "Se ha domande riguardo il rapporto, non esiti a contattarmi."
"I am writing to inform you that"
Traduzione: "Le scrivo per informarla che"
Esempio: "I am writing to inform you that the meeting has been rescheduled to next Monday."
Italiano: "Le scrivo per informarla che l'incontro è stato riprogrammato per lunedì prossimo."
"I apologize for the inconvenience"
Traduzione: "Mi scuso per il disagio"
Esempio: "I apologize for the inconvenience caused by the delay in our response."
Italiano: "Mi scuso per il disagio causato dal ritardo nella nostra risposta."
"I would appreciate it if you could"
Traduzione: "Le sarei grato se potesse"
Esempio: "I would appreciate it if you could review the attached document and provide your feedback."
Italiano: "Le sarei grato se potesse esaminare il documento allegato e fornire il suo feedback."
"Looking forward to hearing from you"
Traduzione: "In attesa di una sua risposta"
Esempio: "Looking forward to hearing from you regarding the contract details."
Italiano: "In attesa di una sua risposta riguardo i dettagli del contratto."
Questi esempi mostrano come utilizzare queste frasi in diverse situazioni, aiutandoti a mantenere un tono professionale e chiaro nelle email in inglese.
Speriamo che questa guida possa esserti utile la prossima volta che dovrai scrivere un'email in inglese! Se vuoi migliorare le tue capacità di writing, il corso adatto a te è il General English, il nostro corso di inglese generalista per adulti che sviluppa tutte e quattro le skills fondamentali.
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